Egyetlen praxisra sincs jó hatással a lassú, körülményes kapcsolattartás és a szétszórtan fellelhető információk. Ez inkább elriasztja a betegeidet, hiszen mielőbb választ akarnak kapni a kérdéseikre. Az sem mindegy, hogy mikor, mit, és hogyan közölsz a pácienseiddel, főleg akkor, ha esetleg hosszú távon is szeretnéd megtartani őket. De fogalmazhatnánk direktebb módon is: emeld mesteri szintre a kommunikációt, hogy ne csilingeljen üresen a kassza!
Képzeld magad elé a lehető legideálisabb esetet: például azt, amikor a pácienseddel éppen túlestetek az előzetes állapotfelmérésen és megállapodtatok az első kezelés két nappal későbbi időpontjában. Mondjuk csütörtök délelőtt 10 órában.
Telik-múlik az idő, minden további egyeztetés nélkül eljön előbb a csütörtök, majd később a 10 órás időpont is. Alig pillantasz rá az órádra, de csodák csodájára, a beteged már az ajtóban várja átöltözve, hogy behívd a vizsgálóba és elkezdődjön a terápia. Egészen meseszerűen hangzik, nem igaz?
Pedig a legritkább esetben szoktak ennyire egyszerűen menni a dolgok. Mert eltűnik a papír, amire lejegyzetelte az időpontot, vagy épp a kutya döntött úgy, hogy szétmarcangolja a házi feladatul kapott gyakorlatsort. Ezért így vagy úgy, de a betegednek szüksége lesz arra, hogy kapcsolatba lépjen veled.
És persze nálad is előfordulhatnak vis major esetek!
Például akkor, amikor egy sürgős családi probléma miatt le kell mondanod és át kell ütemezned az előre megbeszélt időpontot. Emellett persze az is előfordulhat, hogy összekevered a heteket és egész máshol jelensz meg gyógyításra készen, mint ahol valójában számítanak a megjelenésedre.
De akár az is megeshet, hogy nem emlékszel pontosan, mit beszéltél meg a betegeddel, így neked kell tőle szépen kipuhatolnod, hogy milyen időpontban, esetleg milyen kezelésben maradtatok. Mármint abban az ideális esetben, amennyiben eléritek egymást telefonon.
Ne feledd: a hatástalan, nehézkes kommunikációd lehet a sikeres praxisod banánhéja. Ha nem tudod kézben tartani és megosztani a szükséges információkat azokkal, akikkel kellene, nem csoda, hogy a pácienseid elkezdenek elmaradozni az időpontjaikról.
Mit tehetsz a rossz kommunikációs folyamatok ellen?
Mindenekelőtt azt, hogy rendszerezed és a kérdéses területekre fókuszálod a kommunikációdat. Mérd fel, hogy miért szoktak a leggyakrabban megkeresni és gyűjtsd egy helyre a keresett információkat. Ezen kívül könnyítsd meg a pácienseidnek, hogy elérjenek téged, de az sem árt meg nekik, ha egy kis önállóságra neveld őket és finoman ráveszed a betegeidet, hogy saját maguk is megtalálják a számukra fontos információkat.
Az i-Clinic segítségével mindezt könnyedén megteheted. Először is, az i-Clinicen belül lehetőséged van arra, hogy egy Facebook Messengerhez, illetve a Skypehoz hasonló modern, letisztult, hatékony felületen keresztül kommunikáljatok egymással. Az üzenetküldés egy chatszerű ablakban valósul meg, ami kizárja azt, hogy más kommunikációs csatornákat is igénybe kelljen vegyetek – például a telefont, vagy az e-mailt.
Ennek köszönhetően te is sokkal koncentráltabban tudod majd végezni a munkádat, hiszen nem kell minden egyes terápiát megszakítanod a folyton-folyvást megcsörrenő telefonok, vagy a felgyülemlő, visszahívást sürgető sms-ek miatt.
Emellett az Értesítések menüpontban még automata sms- és e-mail értesítések is beállíthatók, amik például a közelgő vizit időpontjára, vagy a terápia megváltozott helyszínére figyelmezteti a páciensed. Például:
- Ne felejtse el, holnap 10-kor vizit!
- A következő terápia ideje: június 10-e, 10 óra!
- A holnapi terápia helyszíne megváltozott, az új cím: …
Ennek jelentősége abban rejlik, hogy finoman emlékezteted a pácienseket a közelgő vizsgálatra, vagy ad hoc módon tudod jelezni nekik, hogy a foglalkozás esetleg elmarad. Egyben új időpont egyeztetésére is felhívhatod a figyelmüket.
Például:
- A soron következő kezelést előre nem látható okok miatt lemondom. Kérem, mielőbb egyeztessünk új időpontot! Megértését köszönöm!
Az ilyen aprónak tűnő figyelmességek is számítanak, hiszen a saját ideje mindenkinek drága. Így a felmerült apróbb bosszúság ellenére mégis azt fogják érezni, hogy törődsz velük és nem akarod feleslegesen terhelni az idejüket. Nemcsak neked, hanem a betegeid számára is sokkal könnyebbé és komplikációmentessé válik a kommunikáció.
Ráadásul mivel minden információcsere visszakereshető a rendszerben, többé nem lesz olyan gondod, hogy nem jut eszedbe, mit beszéltél meg egyik-másik pácienssel. Nem a memóriádtól vagy egy elveszett notesztől fog függeni, hogy betartod-e az ígéreted.
Mert a te érdeked is, hogy ne legyen fennakadás
Például, nyilvántartod-e azokat az eseteket, amikor egy-egy páciensed elfelejtett megjelenni a megbeszélt időpontban? Tudod, hogy az ilyen alkalmak milyen hatalmas összegeket vesznek ki a zsebedből?
Az okozott bosszúságról nem is szólva, hiszen nem csoda, ha az ilyen esetek miatt felidegesíted magad. Mert, ha előre tudod, hogy nem jön el a beteged, más, esetleg várólistás pácienst is beszervezhettél volna a helyére.
Ha nem vezetsz ezekről a kudarcba fulladt találkozókról külön feljegyzést, talán mégis érdemes lenne kicsit utána nézned a statisztikáidnak. Egyet elárulhatunk: nem lesz kellemes a végeredmény. Se az, amit a kieső bevételek oldalán látsz majd, se az, amivel az új időpontok egyeztetésére fordított idő és a plusz adminisztráció járnak. A bosszantó faktorról már nem is beszélve.
Mindazonáltal az automatán beállítható e-mail és sms üzenetekkel pont az ilyen kényes szituációkat kerülheted el. Mivel a beteged értesítést kap a rá váró kezelésről, a meg nem jelent pácienseknek könnyűszerrel búcsút inthetsz – vagy legalábbis időben értesülhetsz arról, hogy a beteged nem fog megjelenni a várt időpontban.
Így nemcsak gyógyítasz, hanem a betegeid kezelését is új szintre emeled
Nézd a betegeid szemével a dolgot: az i-Clinicnek köszönhetően minden egyes információt egy helyen elérnek, könnyedén tudják tartani a kapcsolatot veled, hozzáférnek a vizsgálati anyagaikhoz, az eredményeikhez, a házi feladataikhoz és a következő időpontjaikhoz, ráadásul meg is tudják osztani és össze is tudják hasonlítani a dokumentumaikat.
Ezzel nemcsak tovább növeled a pácienseid elégedettségét, hanem a saját praxisod életét is átláthatóbbá, hatékonyabbá és profitálóvá teheted. Ha te sem szeretnél lemaradni ezekről az előnyökről, akkor az i-Clinicknél a helyed!