Az i-Clinic lehetőséget ad minden klinikának arra, hogy saját maga határozza meg:
- miről,
- milyen rendszereséggel, ha emlékeztetőről van szó,
- pontosan mikor,
- milyen szöveges tartalommal,
- milyen válasz e-mail címmel,
- és milyen feladói névvel szeretne e-mailes értesítéseket vagy épp emlékeztetőket küldeni.
Ennek a beállítását alapértelmezetten a klinika adminisztrátorai tudják elérni a Fiókom/E-mail beállítások menüpontban. Ez a menüpont 3 fő részből épül fel:
- Küldés adatainak megadása:
- feladó neve: itt az alapértelemezett beállítás az „i-Clinic Rendszerüzenet”, de bármi megadható, hogy ki jelenjen meg a levél feladójaként. Ez lehet a klinika neve, lehet egy személy neve, 255 karakterig bármi beállítható.
- válasz e-mail cím: ezt mindenképp be kell állítani az e-mail sablonok beállításához. Ez lesz az a cím, amire a páciensek válaszlevelei érkezni fognak. Célszerű tehát olyan címet megadni, amit rendszeresen figyelve van.
- Levél küldése a következő esetekben: nyolc olyan alkalom van, amire be lehet állítani az e-mailes értesítést. Ezek bekapcsolásához a nevük mellett található dobozt kell bepipálni és ugyanennek megfelelően a pipát kivenni az értesítések kikapcsolásához. Fontos, hogy itt még csak annyit lehet beállítani, hogy legyen-e értesítés vagy sem. A pontos időzítéseket már a levél típusainak megfelelően külön-külön kell megadni!
- Levelek sablonja: tabos elrendezésben jelennek meg az egyes levéltípushoz tartozó beállítások. Hasonlóan a vizit felvétele közben megjelenő vizsgálati lapokhoz, ebben az esetben is az egyes fülekre (tabokra) kattintva lehet váltogatni a levélsablonok között. Sablonok az alábbi levéltípusokhoz állíthatóak be:
- Időpont emlékeztető: a már berögzített naptáreseményekhez emlékeztető
- Új vizit: ha a páciens vizitek menüpontjában a vizit véglegesítésre kerül.
- Új gyakorlatsor: a vizithez felvett gyakorlatsor megosztásra került a pácienssel a páciens vizitek menüpontjában a kis csúszkára kattintva
- Új időpont rögzítése: ha új naptáresemény kerül berögzítésre
- Időpont törlése: ha egy már berögzített naptárbejegyzés törlése kerül
- Új üzenet: ha a páciens számára a saját felhasználói fiókjába új üzenet érkezik a klinika egy dolgozójától
- Állapotfelmérő: ha a páciens adatlapján az állapotfelmérő kiküldésre kerül, arról is lehet külön értesítés küldeni a páciens számára, aki így tudni fogja, hogy a saját felhasználói fiókjába belépve azt ki kell töltenie.
Fontos! Nem állítható be külön sablon az időpont módosításához. Ilyenkor a páciensek két e-mailt fognak kapni, az egyiket törölt időpontról (ami módosításra került) és egy másikat az új időpontról (tehát a módosultról).
Az egyes e-mail típusokhoz tartozó sablonokban szerkeszthető az e-mail tárgya, a szövege, ami a levélben meg fog jelenni és emlékeztető e-mail esetén az emlékeztető kiküldésének gyakorisága. Összesen hat alkalommal lehet emlékeztetőt küldeni egy időpontra vonatkozóan. Ezek közül az utolsó a kezelés napján kerülhet kiküldésre, míg a többi öt a kezelést megelőző napokra állítható be (legkorábban 24 nappal a kezelés előttre), minden naphoz külön megadva akár az órát és percet is.
A levelek törzsszövege már nem tartalmaz karakterszám korlátot, így ide bármekkora hosszúságú szöveg megadható. A begépelt szöveg mellett lehetőség van néhány „változó” beillesztésére is, ami azt jelenti, hogy a változó helyén minden páciens esetében annak a saját adata fog megjelenni. Például a Páciens neve {sys_patient_name} beszúrásával a levélben ennek helyén minden páciens a saját nevét fogja látni. A változó beszúrásához nem kell mást tenni, mint a levélben arra a helyre állni a kurzorral, ahova beilleszteni szeretnénk, majd rákattintani a beilleszteni kívánt változó gombjára. Változót nem csak a levél szövegébe lehet beszúrni, hanem a levél tárgyába is, ott viszont ügyelni kell a karakterszámkorlátra is!
Ha a levél szövege módosításra került, a jobb felső sarokban levő szem ikonra kattintva jelenik meg a levél előnézete, ami a változók helyére egy kitalált páciens adatait fogja majd beilleszteni és úgy mutatja meg, hogy a levél hogyan fog kinézni, ha azt egy páciens nyitja meg.
Azt, hogy pontosan kinek milyen e-mailek kerültek kiküldésre, mikor és milyen tárggyal, a felső menüsor E-mailek menüpontjában lehet megnézni. Itt már az is megjelenítésre kerül, hogy az adott levél épp milyen státuszban van (még folyamatban a kiküldése vagy az már sikeresen megtörtént) és a címzett olvasta-e. Ez a menüpont már minden terapeuta számára elérhető, mindenki a saját pácienseire vonatkozóan láthatja a kiküldött leveleket.
A levelek listájában szűrni lehet a páciens nevére, a feladóra (azaz a páciens terapeutájára), a levél típusára és be lehet állítani egy intervallumot is, hogy mely időtartamban kiküldött leveleket szeretnénk listázva látni. Azok a felhasználók, akiknek hibás e-mail cím lett megadva, ezért számukra a levelek kézbesítése sikertelen, egy külön táblázatban kerülnek megjelenítésre az e-mailek listája alatt.
