Biztosan nem fogsz csodálkozni azon, ha azt mondjuk, hogy az adminisztrációs problémák, a rád zúduló terhek az egyik legnagyobb holtteher, amit csak cipelhetsz. Mert a jogszabályi előírások miatt még csak szabadulni sem tudsz tőlük, cserébe viszont annyi időt rabol el tőled, amennyit már a pénztárcád is megérez.
Történt ugyanis, hogy a XXI. századra az egészségügy már Magyarországon is két fő ágra szakadt. Az egyik természetesen az államilag finanszírozott verzió, míg a másik oldalon vannak a magántulajdonban lévő praxisok.
Időnként persze előfordul, hogy keveredik egymással a kettő, de a lényegen ez mit sem változtat: akár az állami, akár a privát szektorban tevékenykedsz fizikoterapeutaként, a hatékony munkavégzésre mindenképpen szükséged lesz. Ebbe viszont nemcsak a szakmai felkészültséged tartozik bele, hanem a célravezető időgazdálkodás is.
Vagyis az az idilli állapot, amikor se a kollégákat nem várakoztatod a kelleténél tovább, se a pácienseid idejét nem húzod a felesleges körökkel, ráadásul még saját magadnak is úgy szervezed meg a napi ügymenetet, hogy az adminisztráció ne a gyógyítástól vegye el a legtöbb idődet.
Lássuk be, adminisztrációs problémák terhelnek lépten-nyomon
Abban talán mindannyian egyetértünk, hogy a mai egészségügyi környezetben bármilyen orvosnak vagy épp terapeutának meggyűlik a baja a páciensei kezelésével járó adminisztrációs terhekkel.
Hiszen akár a közegészségügyben praktizálsz, akár egyszemélyes praxist viszel vagy egy kisebb terápiás központot üzemeltetsz, az adminisztrációt még a legkisebb magánvállalkozás sem nélkülözheti. Mármint abban az esetben, ha meg akar felelni a rá vonatkozó jogszabályi előírásoknak és persze a 2018 májusában érkező mumus, a GDPR előírásainak.
Ha magát az adminisztráció fogalmát boncolgatjuk, akkor azt látjuk, hogy olyan folyamatot takar, ami egy termék vagy épp egy szolgáltatás előállításának irányításával, szervezésével és támogatásával együtt jár. Általánosságban véve az ügykezelés és az ügyvitel menete, a szükséges adatok begyűjtése és rögzítése, ha szükséges, akkor azok továbbadása is.
Terapeutaként sem úszod meg a hosszadalmas papírozást
Sajnos az adminisztrációs terheket tekintve nincs olyan kivétel, ami erősítené a szabályt. Éppen ezért, gyógytornászként te például a következő adminisztrációs terhekkel számolhatsz nap mint nap, a teljesség igénye nélkül:
- A páciensek általános adatainak rögzítése
Ezek a legalapvetőbb információk, amiket el kell kérned tőlük. Név, cím, elérhetőségek (például telefonszám, e-mail cím), TAJ-szám is jól jöhet és abban az esetben, ha privát szolgáltatást nyújtasz, rá kell kérdezned még a számlázási adatokra is. Mert előfordulhat, hogy ezek eltérnek egymástól. Ha többen dolgoztok együtt, akkor persze a kezelőorvos, valamint a gyógytornász nevére is szükség lesz.
- A betegek kórtörténeteinek begyűjtése és rögzítése
Ahhoz, hogy eredményesen kezeld a pácienseidet, rengeteg előzetes információra van szükséged. Fel kell állítanod az anamnézist, ki kell puhatolnod a fájdalom jellegét, típusát, fel kell térképezned a beteged szubjektív panaszait, hogy mióta áll fenn a probléma, kisugárzik-e valahova a fájdalom, és ha előzetesen járt már másnál, akkor a korábbi terapeuta milyen előzetes diagnózist állított fel. Emellett, az olyan információkat is célszerű megtudnod, amik ahhoz a balesethez fűződnek, amelyben megsérült a páciensed válla.
- A rehabilitációs program elemei
Itt is rengeteg információt kell rögzítened, a diagnózis felállításától kezdve, a javasolt kezeléseken át a ténylegesen elvégzett gyakorlatsorokig, amikhez esetleg még egy külön vizitlapot is ki kell töltened.
- Az eredmények nyilvántartása
Annak érdekében, hogy nyomon követhesd a páciensed gyógyulását, minden alkalom után rögzítened kell az aktuális kezelésen elért eredményeket. Természetesen ez sem kevés terhet ró rád, de ez a része is az a munkának, amit muszáj elvégezned.
+1: A napi ügyvitel és ami ezzel jár
Ebbe beletartozik minden, ami ugyan nem tényleges pácienskezelés, mégis együtt jár a munkáddal. A várólisták töltögetése, a napirended nyilvántartása, statisztikák készítése, az esetleges jelentési kötelezettségeknek teljesítése, külsős kezelések esetén az utazási idők és módok megszervezése, a számlázás, a készletnyilvántartás vezetése és a többi, és a többi…
Akárhonnan nézzük tehát, nem mondhatjuk, hogy az adminisztrációt meg tudnád spórolni. Ez az a láthatatlan, mégis állandóan jelenlévő folyamat, ami gyakorlatilag átszövi a gyógytornász praxisod minden egyes mozzanatát.
Ráadásul, ha nem vigyázol, akkor rengeteget buksz rajta
Mondhatnánk, hogy csak átvitt értelemben, de ez nem lenne igaz, hiszen az adminisztrációs terhek által elrabolt értékes percek csak azt fogják eredményezni, hogy kevesebb időd lesz a pácienseidre. Akik magunk között szólva ugyan, de szintén nem fogják azt díjazni, hogy ez idejükkel játszol, amikor a hatféle különböző űrlapot töltögetve rablod a felesleges másodperceket.
Ez az, ami leginkább egy lassan, nagyon lassan betöltő weboldalhoz teszi hasonlatossá a praxisod: hiába tudjuk vagy inkább sejtjük, hogy fenomenális tartalom vár minket a fogadóoldalon, ha a honlapod betöltésére sokat kell várni, a látogató bizony ott fog hagyni.
Nincs ez másként az egyszerre különböző programokat és űrlapokat használó gyógytornásszal sem: elképzelhető, hogy a páciens a világ legjobb terapeutájával áll szemben, ha azt látja, hogy az adminisztrációs folyamat miatt a kezelés rétestészta hosszúságúra fog nyúlni, akkor egyszerűen odébbáll. Olyan gyógytornászhoz, aki talán kevésbé ért a szakmájához, viszont több időt fordít a kezelésére, mint az adminisztrációra.
Úgy is mondhatnánk, hogy az idő bizony pénz. Mert:
- ha különböző programokban és papírokon rögzíted az adatokat, feleslegesen dolgozol,
- ráadásul időbe fog telni az is, hogy ezekről a felületekről összeszedd a neked, vagy egy kollégádnak kellő információkat,
- ez pedig bevételkieséssel fog járni számodra, hiszen, ha a nap végén összeadod a széttagolt adminisztrációs tevékenységekre fordított időd, meg fogod látni, hogy akár 1-2 páciens kezelésére fordítható időd is kárba veszett,
arról nem is beszélve, hogy egy idő után a papíralapon tárolt dokumentumok mennyisége is be fogja kebelezni az irodád.
Ha nem szeretnéd megvárni, hogy az adminisztráció feleméssze a praxisod…
… akkor cselekedj és pofozd helyre a folyamataidat!
Egyszerűsítsd a saját dolgod azzal, hogy egy felületbe integrálod a munkádhoz elengedhetetlen információkat és folyamatokat. Ebben nyújt segítséget neked a gyógytornászok Szent Grálja, az i-Clinic okos szoftver, amelyben mindent egy helyen megtalálsz, amire csak szükséged van.
Ha kételkednél, megnyugtathatlak, hogy nem a levegőbe beszélünk. Az i-Clinicben ugyanis olyan funkciókat érhetsz el, mint például:
- Teljeskörű pácienskezelés: ezen belül nyomon követheted a teljes betegéletutat, kialakíthatod a páciensekre szabott, egyedi gyakorlatsoraidat, rögzítheted az egyes viziteket és a kezelések eredményeit, amiket aztán össze is hasonlíthatsz egymással.
- Naptár: itt nyilvántarthatsz minden olyan eseményt, amely a praxisoddal együtt jár. A páciensekkel megbeszélt időpontokat (kiegészítve a panaszaikkal), a rendelési időiddel és helyeiddel, de feljegyezheted benne a szakmai konferenciák és továbbképzések időpontját és helyét is.
- Várólisták kezelése: ebben a menüpontban rögzítheted a várólistás pácienseidet, különböző szempontok szerint rangsorolva őket. Például a várakozási idő hossza, a panaszok súlyossága stb.
- Szabadon szerkeszthető vizsgálati lapok: nem kell többet a Wordben magadra szabadnod páciensről páciensre a vizsgálati lapjaidat, hiszen az i-Clinicben mindent pár kattintással elintézhetsz.
5. Szabadon szerkeszthető gyakorlatsorok: nincs két egyforma páciens, így nincs két tökéletesen egyforma házi feladat. Annak érdekében, hogy minden beteged megkapja az őt megillető figyelmet, személyre szabott gyakorlatsorokat állíthatsz össze nekik, nem kell a központi megoldásokhoz ragaszkodnod.
Bár ez még korántsem az i-Clinic teljes palettája, ezek a funkciók azok, amelyek a praxisod legnagyobb terhét, az adminisztrációt leveszik a válladról. Ha kíváncsi lettél az i-Clinicre, a részletekről érdeklődj ITT!